Een snelle en stabiele cashflow is de levensader van je bedrijf. Een cruciaal onderdeel hiervan is je debiteurenbeheer. Maar hoe organiseer je dat het meest effectief? Houd je het in eigen hand, of besteed je het uit aan een specialist? Deze keuze, debiteurenbeheer in-house vs uitbesteden, is een strategische beslissing. Zeker wanneer je factoring overweegt, is dit een belangrijk vraagstuk. De keuze heeft niet alleen invloed op je kosten, maar ook op je klantrelaties, je efficiëntie en je focus.
In dit artikel zetten we de voor- en nadelen van beide opties op een rij, zodat jij een weloverwogen beslissing kunt nemen voor jouw onderneming.
Debiteurenbeheer in eigen huis de voordelen
Het grootste argument om debiteurenbeheer in-house te houden is de wens om het klantcontact behouden. Je kent je klanten het beste en je kunt de toon en aanpak van de communicatie volledig zelf bepalen. Dit kan belangrijk zijn voor het onderhouden van een goede, langdurige relatie. Je hebt de volledige controle over het proces, van het versturen van de factuur tot de laatste herinnering. Dit wordt ook wel factoring met eigen beheer genoemd, waarbij je wel de financiering krijgt, maar zelf achter je geld aan blijft gaan.
De nadelen en verborgen kosten van in-house beheer
Hoewel controle aantrekkelijk klinkt, kleven er aanzienlijke nadelen aan debiteurenbeheer in eigen huis. De kosten debiteurenbeheer zijn vaak hoger dan je denkt. Het gaat niet alleen om het salaris van de medewerker(s) op de financiële administratie, maar ook om:
- Tijd en focus De tijd die jij of je medewerkers besteden aan het nabellen van facturen, kan niet besteed worden aan kerntaken die direct bijdragen aan de groei van je bedrijf.
- Gebrek aan expertise en systemen Professioneel debiteurenbeheer vereist specifieke kennis, discipline en de juiste software. Vaak ontbreekt het hieraan in MKB-bedrijven.
- Lastige gesprekken Het kan ongemakkelijk zijn om de klant waar je net een goede commerciële relatie mee hebt opgebouwd, streng toe te spreken over een openstaande factuur. Dit kan de relatie onder druk zetten.
De kracht van uitbesteden aan een specialist
Het uitbesteden van je debiteurenbeheer aan een partij als een factormaatschappij, ook wel Business Process Outsourcing (BPO finance) genoemd, lost veel van deze problemen op. Een externe specialist heeft de systemen, de expertise en de routine om je facturen efficiënt en professioneel te innen.
De voordelen zijn duidelijk. Je kunt je financiële processen optimaliseren. Een externe partij is vaak effectiever in het innen van facturen, wat leidt tot een structureel lagere Days Sales Outstanding (DSO). Dit verbetert je cashflow aanzienlijk. Daarnaast bespaar je kostbare tijd en interne middelen. Je kunt je volledig focussen op waar je goed in bent: ondernemen. De kosten zijn transparant en vaak lager dan wanneer je de ‘verborgen kosten’ van in-house beheer meerekent.
De combinatie met traditionele factoring
De meest krachtige oplossing is de combinatie van financiering en uitbesteed debiteurenbeheer, zoals bij traditionele (full service) factoring. Je krijgt niet alleen je facturen direct betaald, maar je wordt ook volledig ontzorgd. Een professionele factormaatschappij fungeert als een verlengstuk van je bedrijf. De communicatie met je klanten gebeurt op een correcte en respectvolle manier, vaak met betere resultaten omdat een externe partij meer ‘gewicht’ in de schaal legt.
Wil jij je cashflow versnellen en tegelijkertijd je administratieve lasten verlagen? Dan is het uitbesteden van je debiteurenbeheer via factoring de slimste keuze. Bij Simpelfactoring nemen we het volledige traject van je over. Start vandaag nog en ervaar de rust en de ruimte die ontstaat wanneer je financiën perfect geregeld zijn.
