In het moderne bedrijfsleven is efficiëntie de sleutel tot succes. Toch worstelen veel bedrijven met een versnipperd en handmatig Order-to-Cash (OTC) proces. Dit leidt tot vertragingen, fouten en uiteindelijk een lagere cashflow. De oplossing? Je order-to-cash proces automatiseren. In dit artikel bouwen we de business case en laten we zien waarom de investering in automatisering een van de slimste zetten is die je kunt doen om je bedrijf financieel gezonder en schaalbaarder te maken.
Wat is het order to cash proces precies
Het OTC-proces omvat de gehele levenscyclus van een order, van het moment dat een klant een bestelling plaatst tot het moment dat de betaling is ontvangen en verwerkt. Dit omvat cruciale stappen zoals orderinvoer, kredietbeoordeling, orderverwerking, verzending, facturatie en debiteurenbeheer. Een hapering in een van deze stappen kan het hele proces vertragen en je cashflow direct beïnvloeden.
De voordelen van automatisering
Het automatiseren van je OTC-cyclus levert directe en meetbare voordelen op. De ROI van automatisering is vaak al op korte termijn zichtbaar.
- Cashflow versnellen: Dit is het grootste voordeel. Automatisering zorgt ervoor dat facturen sneller en foutloos worden verstuurd. Geautomatiseerde herinneringen zorgen voor snellere betalingen. Dit alles leidt tot een lagere Days Sales Outstanding (DSO) en dus meer geld op de bank.
- Doorlooptijd verkorten: Handmatige processen zijn traag. Het overtypen van data, wachten op goedkeuringen en handmatig aanmanen kost enorm veel tijd. Automatisering kan de totale doorlooptijd van een order met dagen of zelfs weken verkorten.
- Facturatiefouten verminderen: Handmatige data-invoer is een belangrijke bron van fouten op facturen. Een verkeerd bedrag of referentienummer kan leiden tot lange betaaldisputen. Automatisering elimineert deze menselijke fouten, wat leidt tot een hoger percentage ‘first-time right’ facturen.
- Verhoogde productiviteit: Je medewerkers kunnen hun tijd besteden aan taken die waarde toevoegen, zoals klantcontact en strategische analyse, in plaats van aan repetitieve administratieve werkzaamheden.
- Beter inzicht en rapportage: Geautomatiseerde systemen bieden real-time inzicht in je cashflow, openstaande posten en klantgedrag. Deze data is essentieel voor het maken van geïnformeerde bedrijfsbeslissingen.
Hoe pak je dit aan
Begin met het in kaart brengen van je huidige OTC-proces. Identificeer de grootste knelpunten en de meest tijdrovende handmatige taken. Onderzoek vervolgens softwareoplossingen die deze specifieke problemen kunnen oplossen. Dit kan een alles-in-één ERP-systeem zijn of gespecialiseerde tools voor bijvoorbeeld facturatie en debiteurenbeheer.
Een cruciaal onderdeel van je OTC-proces is het daadwerkelijk innen van de facturen. Zelfs met een perfect geautomatiseerd systeem, zul je altijd te maken hebben met klanten die te laat betalen. Hier kan factoring een krachtige aanvulling zijn. Bij Simpelfactoring nemen we het wachten op betalingen volledig van je over. Jij dient je factuur in en krijgt binnen 24 uur betaald. Dit garandeert een voorspelbare cashflow, de ultieme uitkomst van een geoptimaliseerd OTC-proces. Start vandaag nog en combineer de kracht van automatisering met de zekerheid van directe betaling.
Welke stappen vallen onder het order to cash proces
Het OTC proces omvat alle stappen van orderontvangst en kredietbeheer tot facturatie en de uiteindelijke betalingsverwerking. Het is de volledige cyclus van een verkooptransactie.
Hoe bereken ik de ROI van een investering in OTC automatisering
De ROI bereken je door de totale besparingen en opbrengsten zoals minder fouten en snellere betalingen te delen door de kosten van de automatiseringssoftware. Vergeet niet de tijdsbesparing van je medewerkers mee te nemen.
Hoeveel tijd kan automatisering besparen in de doorlooptijd
Automatisering kan de doorlooptijd van een order aanzienlijk verkorten. Denk aan dagen of zelfs weken. Dit komt doordat handmatige stappen zoals data-invoer en goedkeuringen direct worden verwerkt wat de cashflow versnelt.
