Je hebt een betere deal gevonden of je huidige factormaatschappij voldoet niet meer aan je wensen. De beslissing is genomen: je gaat wisselen van factormaatschappij. Dit kan een spannende stap zijn, want hoe zorg je voor een soepele overstap van factoring zonder je operationele processen te verstoren? De sleutel tot succes is een gedegen voorbereiding en een strak transitieplan voor factoring. Met deze praktische overstappen factoringpartner checklist zorgen we ervoor dat de continuïteit van je cashflow gewaarborgd blijft en de overdracht van het debiteurenbeheer vlekkeloos verloopt.
Fase 1 de voorbereiding
Een goede voorbereiding is het halve werk. Voordat je de overstap in gang zet, moet je een aantal zaken grondig hebben uitgezocht en vastgelegd.
- Controleer je huidige contract: Wat is de exacte opzegtermijn? Zorg ervoor dat je de opzegging formeel en op tijd indient om dubbele kosten of boetes te voorkomen.
- Voer due diligence uit: Je hebt waarschijnlijk al offertes vergeleken, maar duik nu dieper in de voorwaarden van je nieuwe partner. Zorg dat je alle clausules, kosten en processen volledig begrijpt.
- Maak een intern projectteam: Wijs een verantwoordelijke aan binnen je bedrijf (vaak de CFO of financieel directeur) die de overstap leidt. Betrek ook medewerkers van de financiële administratie en sales.
Fase 2 het transitieplan factoring
Dit is de meest kritieke fase. Maak samen met je nieuwe en (indien mogelijk) je oude factoringpartner een gedetailleerd draaiboek voor de overstap. Dit plan moet de volgende elementen bevatten:
- Prik een harde overstapdatum: Kies een logisch moment, bijvoorbeeld het begin van een nieuwe maand of kwartaal. Alle partijen werken naar deze datum toe.
- Stel een communicatieplan op: Bepaal wie, wat en wanneer communiceert. Dit geldt voor de communicatie tussen de factoringpartijen, je interne team, en het allerbelangrijkste: je debiteuren.
- Regel de juridische overdracht: Het debiteurenbeheer overdragen vereist een correcte juridische afhandeling. De cessie van de vorderingen moet bij de oude partij worden beëindigd en bij de nieuwe partij worden gevestigd. Je nieuwe partner zal je hierin begeleiden.
- Plan de technische migratie: Hoe worden de openstaande facturen en debiteurengegevens overgezet van het ene naar het andere systeem? Plan tests om zeker te weten dat alle data correct wordt ingeladen.
Fase 3 de executie en communicatie
Op de afgesproken overstapdatum komt alles samen. De belangrijkste taak in deze fase is heldere communicatie, met name naar je klanten. Zij moeten tijdig en duidelijk geïnformeerd worden over de wijziging. De communicatie moet in ieder geval de volgende informatie bevatten:
- De exacte datum vanaf wanneer facturen aan de nieuwe partij moeten worden betaald.
- De nieuwe bankgegevens voor de betalingen.
- Contactgegevens van de nieuwe factormaatschappij voor eventuele vragen.
Zorg ervoor dat je sales- en accountmanagers ook op de hoogte zijn, zodat zij eventuele vragen van klanten kunnen beantwoorden. Een proactieve en duidelijke communicatie voorkomt betalingsvertragingen en waarborgt de continuïteit van je cashflow.
Overstappen van factoringpartner hoeft geen hoofdpijndossier te zijn. Met de juiste checklist en een goede partner die je begeleidt, kan de transitie vlekkeloos verlopen. Bij Simpelfactoring hebben we veel ervaring met het begeleiden van overstaps. Ons team zorgt voor een geruisloze overgang zodat jij je kunt focussen op wat echt telt: ondernemen. Ben je klaar voor een soepele overstap? Neem vandaag nog contact met ons op.
Wat is de belangrijkste stap om cashflow continuiteit te garanderen
De belangrijkste stap is het opstellen van een gedetailleerd transitieplan met beide factormaatschappijen waarin een harde overstapdatum en duidelijke communicatielijnen worden vastgelegd.
Hoe zorg ik voor een correcte juridische overdracht
Zorg ervoor dat de cessie van de vorderingen correct wordt beëindigd bij de oude partij en opnieuw wordt gevestigd bij de nieuwe. Dit vereist vaak een notariële akte en registratie.
Met wie moet ik allemaal communiceren voor een soepele overstap
Communiceer helder met je oude en nieuwe factoringpartner, je eigen team (finance en sales), en het allerbelangrijkste je debiteuren. Zij moeten weten naar welk rekeningnummer ze moeten betalen.
