Je hebt je werk geleverd, de factuur verstuurd, maar de betaling blijft uit. Helaas is omgaan met wanbetalers een realiteit voor veel ondernemers. Het kan je cashflow ernstig verstoren en voor flinke hoofdpijn zorgen. Een ad-hoc benadering werkt vaak averechts. De sleutel tot succes is een professioneel incassotraject: een gestructureerd proces dat duidelijkheid schept voor jou én voor de klant. In dit artikel laten we zien hoe je zo’n traject opzet om je cashflow te beschermen en toch de klantrelatie goed te houden.
De basis duidelijke afspraken vooraf
Een goed incassotraject begint al voordat de factuur te laat is. Zorg voor glasheldere betalingsvoorwaarden in je offertes en algemene voorwaarden. Communiceer de betalingstermijn duidelijk op elke factuur. Hoe duidelijker je bent, hoe minder ruimte er is voor misverstanden achteraf.
De stappen van een gestructureerd incassoproces
Wanneer de betalingstermijn verstrijkt, is het tijd om je gestructureerde proces te volgen. Dit geeft rust en zorgt ervoor dat je consequent handelt. Een effectief traject bestaat meestal uit de volgende stappen:
- Stap 1: De vriendelijke herinnering. Kort na de vervaldatum stuur je een vriendelijke e-mail of bel je even. Ga uit van een vergissing. Vaak is dit al voldoende om de betaling los te krijgen.
- Stap 2: De eerste aanmaning. Na ongeveer 7-14 dagen stuur je een formele, schriftelijke aanmaning. Wees duidelijk en concreet: noem het factuurnummer, het openstaande bedrag en een nieuwe, korte betalingstermijn.
- Stap 3: De laatste waarschuwing (ingebrekestelling). Als betaling nog steeds uitblijft, stuur je een laatste, aangetekende brief. Hierin kondig je aan dat je verdere stappen zult ondernemen, zoals het inschakelen van een incassobureau, en vermeld je de eventuele bijkomende kosten.
Wanneer schakel je hulp in
Als je eigen inspanningen na de laatste waarschuwing niets opleveren, is het tijd om externe hulp te overwegen. Een incassobureau inschakelen kan de druk opvoeren. Zij zijn gespecialiseerd in het innen van vorderingen en kennen de juridische procedures. Voor grotere of complexere vorderingen kunnen juridische stappen, zoals het inschakelen van een gerechtsdeurwaarder, noodzakelijk zijn. Wacht hier niet te lang mee; hoe ouder een factuur, hoe lastiger deze te innen is.
De klantrelatie behouden
Streng zijn voor wanbetalers en toch de klantrelatie behouden, lijkt een spagaat. De sleutel is professionele en respectvolle communicatie. Blijf altijd zakelijk en richt je op de feiten. Probeer in een telefoongesprek de reden voor de late betaling te achterhalen. Soms kun je een betalingsregeling treffen. Door het proces strak te managen maar de toon menselijk te houden, laat je zien dat je je eigen bedrijf serieus neemt zonder de klant onnodig van je te vervreemden.
Voorkomen is beter dan genezen
Het beste incassotraject is er een dat je zo min mogelijk hoeft te gebruiken. Wil je het risico op wanbetalers minimaliseren en direct zekerheid over je cashflow? Factoring is de oplossing. Bij Simpelfactoring verkopen wij je facturen, waardoor je binnen 24 uur je geld ontvangt. Wij nemen het debiteurenbeheer en het risico van je over. Start hier direct en zeg vaarwel tegen de stress van onbetaalde facturen.
Uit welke stappen bestaat een goed incassoproces
Een goed proces start met een vriendelijke herinnering direct na de vervaldatum gevolgd door een formele eerste aanmaning. Als laatste stap stuur je een ingebrekestelling waarin je verdere stappen aankondigt zoals een incassobureau.
Wanneer schakel je een incassobureau of deurwaarder in
Dit doe je nadat je eigen incassotraject volledig is doorlopen en de klant nog steeds niet betaalt. Wacht niet te lang. Een incassobureau is vaak de eerste logische stap. Een gerechtsdeurwaarder wordt ingezet voor het starten van een juridische procedure.
Hoe blijf ik streng naar wanbetalers en behoud ik de klant
De sleutel is professionele en consequente communicatie. Wees duidelijk en standvastig over de betalingstermijnen maar blijf respectvol in je toon. Focus op het oplossen van het zakelijke geschil zonder het persoonlijk te maken.
